Confidentialité

Le cabinet d’avocats Dear Willez Masson & Costantini (ci-après, « DWMC ») et les avocats qui le composent (ci-après, « nous ») sont très soucieux du respect des règles en matière de protection des données à caractère personnel, prévues dans le Règlement général sur la protection des données (ci-après, le « RGPD ») et la loi belge applicable en cette matière.

A cet égard, il est fondamental de vous informer sur les traitements que nous pouvons effectuer sur vos données. La présente Politique de Confidentialité vise donc à vous expliquer la manière dont DWMC traite et protège vos données à caractère personnel.

Toute donnée à caractère personnel recueillie sera traitée conformément à cette Politique de Confidentialité. Nous pouvons être amenés à la modifier.

A. Quelles données à caractère personnel traitons-nous et pourquoi ?

Par « donnée à caractère personnel », le RDPD entend toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une personne physique identifiable, une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Les données à caractère personnel recueillies et traitées par DWMC et ses avocats peuvent différer en fonction des personnes concernées et de leur relation avec DWMC et ses avocats. Si vous avez un doute sur le traitement réalisé sur vos données ou pour toute autre question, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : info@dwmc.legal.

1. Dossier de nos clients

1.1. Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel ?

L’entité juridique qui traite de vos données à caractère personnel dépend de(s) (l’) avocat(s) en charge du dossier.

Vous pouvez consulter la liste des avocats susceptibles d’être en charge de votre dossier dans nos conditions générales.

1.2. Pourquoi recueillons-nous vos données à caractère personnel et sur quels fondements ?

1.2.1. Clients / personnes de contact au sein des organisations clientes

Nous disposons de et traitons les données personnelles nécessaires en vue d’accomplir les finalités suivantes :

- La gestion du dossier que vous ou votre organisation nous avez confié : exécution des prestations dérivant de la consultation et/ou du mandat de représentation (conseils, assistance et avis juridiques, représentation en justice ou dans des procédures non judiciaires, etc).

Fondements :

Si vous êtes une personne physique : les traitements sont effectués dans le cadre du contrat que nous avons avec vous ou, le cas échéant, en vertu d’une de nos obligations légales.
Si vous êtes une personne physique représentant une personne morale cliente (société, association, …) : les traitements sont effectués sur base de notre intérêt légitime à disposer de toutes les données utiles à assurer la bonne exécution de la mission confiée par votre organisation ou, le cas échéant, en vertu d’une de nos obligations légales.

Vos données seront parfois partagées avec :

les autres avocats composant DWMC ;
les différents acteurs de la justice (Cours et Tribunaux, confrères adverses ou partenaires, mandataires de justice) ;
les autorités publiques (administration fiscale, administrations communales,…) ;
nos fournisseurs (traducteurs, etc.) ;
les compagnies d’assurance.

- La gestion administrative de la relation client (ouverture du dossier, encodage des prestations, facturation, …).

Fondement :

Si vous êtes une personne physique : les traitements sont effectués dans le cadre du contrat que nous avons avec vous.
Si vous êtes une personne morale représentant une organisation cliente : les traitements sont effectués sur base de notre intérêt légitime à disposer de toutes les données utiles pour assurer la bonne gestion administrative de votre dossier.

- La gestion au sens large de la lutte contre le blanchiment d’argent

Fondement : ces traitements se basent sur l’exécution de nos obligations légales imposées par la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces et l’article 4.85 et s. de notre Code de déontologie de l’avocat.

Le cas échéant, vos données peuvent être transférées aux autorités disciplinaires.

- La gestion des conflits d’intérêts (vérification des éventuels conflits d’intérêts au sein de DWMC).

Fondement : nous effectuons ces traitements sur base de nos obligations déontologiques (chapitre 5, titre 5 du Code de déontologie de l’avocat).

Vos données seront partagées avec les autres avocats composant DWMC.

- La gestion du contentieux (rappels de paiement, éventuel contentieux sur honoraires, …)

Fondement : ces traitements sont effectués sur base de notre intérêt légitime de collecter et traiter les données nécessaires en vue de la gestion d’un litige ou contentieux.

Le cas échéant, vos données seront partagées avec l’Ordre auquel appartient l’avocat concerné, avec le conseil qui nous assistera dans la récupération des honoraires, et enfin avec les Cours et Tribunaux.

1.2.2. Personnes mentionnées ou intervenant dans un dossier

Dans le cadre de la gestion du dossier confié par notre client, nous sommes amenés à traiter les données à caractère personnel des personnes mentionnées ou intervenant dans un dossier (adversaires, personnes tierces mentionnées dans le dossier, avocats, huissiers, magistrats, etc.) en vue d’assurer la gestion du dossier confié par notre client et la défense des intérêts de celui-ci.

Fondement :

Dans tous les cas : ces traitements se basent sur notre intérêt légitime à disposer de toutes les données utiles à assurer la bonne exécution de la mission confiée par notre client.
Le cas échéant : ces traitements se basent sur l’exécution de nos obligations légales.

Vos données seront parfois partagées avec :

- les autres avocats composant DWMC ;

- les différents acteurs de la justice (Cours et Tribunaux, confrères adverses ou partenaires, mandataires de justice) ;

- les autorités publiques ;

- nos fournisseurs (traducteurs, etc.) ;

- les compagnies d’assurance.

1.3. Quelles sont les données à caractère personnel collectées ?

1.3.1. Clients / personnes de contact au sein des organisations clientes

Nous sommes amenés à recueillir et traiter les différentes données à caractère personnel relatives et utile au dossier que vous ou votre organisation nous avez confié, ou nécessaires à l’exécution d’une de nos obligations légales :

Données d’identification personnelles et données de contact (nom, prénom, titre, adresse (privée et/ou professionnelle), numéro de téléphone (privé et/ou professionnel), adresse e-mail (privée et/ou professionnelle), numéro d’entreprise, numéro de TVA, numéro de registre national, données sur la carte d’identité ou le passeport, la ou les catégories d’UBO dont relève la personne concernée, etc.).
Données financières (numéro de compte bancaire, données relatives aux assurances, à la solvabilité, aux transactions financières, etc.).
Données judiciaires (concernant les condamnations judiciaires et civiles, actes de procédure, les sanctions pénales et administratives, etc.).
Données relatives à la profession et l’emploi (données relatives à l’emploi actuel, à la fin de l’emploi, etc.).

1.3.2. Personnes mentionnées ou intervenant dans un dossier

Nous sommes amenés à recueillir et traiter différentes données à caractère personnel relatives et mentionnées dans le cadre du dossier confié par notre client, ainsi que les données nécessaires à la gestion de ce dossier, ce qui inclut des :

Données d’identification personnelles et données de contact (nom, prénom, titre, adresse (privée et/ou professionnelle), numéro de téléphone (privé et/ou professionnel), adresse e-mail (privée et/ou professionnelle), numéro d’entreprise, numéro de TVA, etc.).
Données financières (numéro de compte bancaire et de comptes tiers, etc.).
Données judiciaires (concernant les condamnations judiciaires et civiles, actes de procédure, les sanctions pénales et administratives, etc.).
Données relatives à la profession et l’emploi (données relatives à l’emploi actuel, à la fin de l’emploi, etc.).

1.4. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous avons mis en place des règles concernant la durée de conservation de vos données à caractère personnel. Cette durée varie selon les différentes finalités mentionnées ci-dessus et tient compte de nos éventuelles obligations légales à conserver certaines de vos données :

La gestion au sens large du dossier confié par notre client : toute la durée de la mission et jusqu’à 5 ans après la fin de celle-ci.
La gestion administrative de la relation client : 7 ans pour la copie des factures.
La gestion au sens large de la lutte contre le blanchiment d’argent : 10 ans (à partir de la fin de la mission).
La gestion des conflits d’intérêts : jusqu’à la fin de la mission.
La gestion du contentieux : durée du contentieux.

2. Informations et communications

Nous serons parfois amenés, en tant que responsables de traitement, à vous transmettre des informations par le biais de newsflashs, communications, invitation à des évènements, etc.

Dans ce cadre, nous disposons et traitons vos données à caractère personnel (nom, prénom, titre, adresse e-mail (privée et/ou professionnelle) dans le cadre de la gestion au sens large du marketing sur base de leur intérêt légitime (liberté d’entreprendre et liberté d’expression et d’information).

Vos données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’accomplissement de la finalité susmentionnée.

3. Fournisseurs et prestataires de services

En tant que responsable de traitement, DWMC dispose de et traite vos données à caractère personnel (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse e-mail professionnel, activité professionnelle, etc.) dans le cadre d’administration de ses fournisseurs et prestataires de services (gestion des commandes, paiements, etc.) sur base son intérêt légitime d’assurer son bon fonctionnement (liberté d’entreprendre).

Vos données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’accomplissement de la finalité susmentionnée.

4. Recrutement

L’entité juridique qui est le responsable de traitement de vos données à caractère personnel dépend de(s) (l’) avocat(s) auprès de qui vous postulez. Vous pouvez consulter la liste des avocats [renvoi vers les conditions générales].

Nous disposons de et traitons vos données personnelles (nom, prénom, e-mail privé, téléphone privé, adresse privée, date de naissance, nationalité, informations sur les études et formations et sur les professions et emplois précédents (université, spécialisation, fonction, expérience, employeurs précédents,...), autres informations précisées dans le curriculum vitae) sur base de notre intérêt légitime d’assurer le bon déroulement du processus de recrutement et afin d’évaluer votre candidature en vue d’une potentielle collaboration.

Nous conserverons vos données pendant toute la durée du recrutement et pendant une durée de 2 ans, après quoi vos données seront supprimées.

5. Site internet

1. Si vous nous adressez un message par l’intermédiaire de l’adresse générale de contact info@dwmc.legal

DWMC dispose de et traite vos données personnelles (nom, prénom, e-mail), ainsi que toute autre information contenue dans votre message sur base de notre intérêt légitime afin de répondre à votre message.

Vos données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour répondre à votre demande.

B. Quels sont vos droits ?

Conformément aux conditions prévues dans le RGPD, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et des informations sur le traitement opéré ;
Droit de rectification : obtenir la rectification des données qui seraient inexactes ;
Droit à l’effacement : obtenir l’effacement de données ;
Droit de limitation du traitement : obtenir une limitation du traitement ;
Droit à la portabilité des données : exercer votre droit à la portabilité de vos données, c’est-à-dire, le droit de nous demander la transmission des données soit à vous directement soit à un autre responsable de traitement ;
Droit de retirer votre consentement à tout moment si nous traitons vos données personnelles sur base de votre consentement ;
Droit d’opposition : s’opposer à toute utilisation de vos données par des raisons tenant à votre situation particulière ;
Droit lié à ne pas être sujet à la prise de décision automatisée y compris le profilage ;
Introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits ou si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont vos données personnelles sont protégées, vous pouvez adresser une demande par courrier électronique, ainsi qu’une preuve de votre identité (par exemple, une copie de votre carte d’identité sur laquelle vous pouvez cacher les informations dont nous n’avons pas besoin) à info@dwmc.legal. En envoyant cette preuve d’identité, vous consentez au traitement des données personnelles qu’elle contient. Nous utiliserons ces informations uniquement pour vérifier votre identité. Nous ne conserverons ces données que pendant le temps nécessaire pour répondre à votre demande après quoi, nous les supprimerons.

Cette demande n’est pas payante, sauf pour les demandes manifestement non fondées ou excessives. Dans ce cas, nous pouvons nous réserver le droit de refuser de donner suite à la demande.

Nous nous efforcerons de répondre aux demandes des personnes concernées dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.