Télétravail : intervention de l’employeur dans les équipements de travail

Prise en charge obligatoire de l’employeur

Avec le recours de plus en plus important au télétravail, certains frais qui étaient auparavant à charge des employeurs (comme la mise à disposition des outils, équipements et espace de travail) sont à présent supportés par les travailleurs eux-mêmes.

En principe, l’employeur doit mettre à disposition ou rembourser au travailleur les équipements nécessaires à l’exécution de ses tâches, les installer et les entretenir. Il appartient ainsi à l’employeur de prendre exclusivement en charge les coûts des connexions et communications liées au télétravail. Il en va de même, des frais relatifs à l’installation des programmes informatiques, à leur fonctionnement et à l’entretien des équipements liés au télétravail, ainsi que les frais pour l’amortissement de ceux-ci.

Cette prise en charge doit en principe être évaluée avant le début de la mise en place du télétravail. Elle est proportionnelle aux prestations effectuées dans le cadre du télétravail ou selon une clé de répartition qu’il convient d’établir avec le télétravailleur.

Remboursements ponctuels d’équipements nécessaires

Outre les frais liés à la connexion Internet et aux communications, l’employeur peut intervenir financièrement si le travailleur utilise à des fins professionnelles des équipements qui lui sont propres.

Ainsi, l’utilisation par le travailleur d’un PC, d’un ordinateur portable et de périphériques personnels peuvent être indemnisés par l’employeur tant sur une base forfaitaire que réelle.

L’administration fiscale a confirmé qu’il est également possible de rembourser certaines dépenses faites par le travailleur pour l’acquisition de meubles ou matériels de bureau pour lesquels une indemnité forfaitaire n’est pas prévue. Il peut s’agir d’un siège de bureau, d’une table de bureau, d’une armoire de bureau, d’un deuxième écran, d’une imprimante, d’un scanner ou encore d’une lampe de bureau. Bien entendu, ces acquisitions doivent être nécessaires au travailleur pour pouvoir exercer son activité professionnelle à domicile de manière normale. Ces équipements doivent également être mis à disposition de l’employé dans des circonstances normales sur son lieu de travail. Le travailleur présentera alors une pièce justificative d’achat telle qu’une facture pour pouvoir prétendre au remboursement de la valeur réelle du bien de la part de son employeur.

A défaut de prévoir un forfait, l’administration ne précise pas dans ses circulaires ce qu’il convient d’entendre par « valeur réelle » de l’équipement acquis par le travailleur. Elle précise que la dépense doit être raisonnable compte tenu des besoins professionnels du travailleur. En principe, le remboursement de frais ne sera pas qualifié de rémunération imposable tant qu’il n’occasionne pas un enrichissement dans le chef du travailleur et répond aux autres conditions : 

• Les équipements ne peuvent être remboursés au travailleur que si la dépense fait l’objet de pièces justificatives réelles (par exemple une facture) ;
• Il convient de tenir compte de la durée normale d’utilisation des meubles afin d’éviter tout abus dans l’application de la mesure. Si un employé présente une facture de 500 EUR pour l’achat un siège de bureau ergonomique, l’employeur peut choisir de rembourser ce montant en une seule fois (ce remboursement valant alors pour 10 ans compte tenu de l’amortissement) ou de le rembourser, par tranche, sur plusieurs années. Lorsque l’employé quitte l’entreprise avant l’expiration de la durée normale d’utilisation de l’investissement, celui-ci doit alors rembourser le « trop perçu », faute de quoi ce montant sera imposé comme un avantage de toute nature dans son chef ;
• L’investissement doit être nécessaire pour exercer l’activité professionnelle au domicile du travailleur de manière normale ;
• Le remboursement ponctuel doit rester raisonnable (tous les 10 ans pour un siège, une table ou une armoire de bureau).

Le remboursement de l’employeur intervient en principe sur présentation d’une pièce justificative, telle qu’une facture par exemple. Le montant du remboursement doit figurer sur la fiche fiscale n° 281.10.

Acquisition de biens par l’intermédiaire de l’employeur

L’administration prévoit donc la situation dans laquelle la dépense faite par le travailleur intervient avant tout remboursement de frais par l’employeur. La circulaire fiscale ne vise pas la situation dans laquelle le travailleur acquiert l’équipement par l’intermédiaire de son employeur. Si le travailleur bénéficie d’un avantage par rapport au prix du marché, pour l’acquisition de meubles par exemple, il convient de vérifier si cet avantage ne constitue pas de la rémunération dans son chef, imposable comme un avantage en nature.

Sur pied des instructions de l’administration, s’il s’agit de produits que l’employeur fabrique, la réduction qu’il octroie à ses travailleurs sur le prix normal ne constitue pas de la rémunération si elle ne dépasse pas 30% du prix du marché. Le prix payé par le travailleur après déduction de la ristourne ne doit pas non plus être inférieur au prix de revient du produit. Si l’employeur n’offre pas directement ces produits au consommateur particulier, le prix normal est celui qu’un consommateur particulier avec un profil comparable à celui du travailleur doit payer dans le commerce de détail.